新入社員の季節に合わせて！見直したいオフィスのレイアウト変更

新入社員を迎えるにあたり、オフィスを見直したいという経営者も多いのではないでしょうか。オフィスの環境によって、新入社員が働くモチベーションは大きく異なります。最初に働きにくいオフィスであると感じてしまうと、その気持ちが根付いてしまう可能性が懸念されます。

また単純に、新入社員が入ってくることにより、オフィスの作業スペースが足りなくなるケースもあるでしょう。その場合もやはり、オフィスのレイアウト変更を検討する必要があります。そこで今回は、そのような変更を行うにあたって知っておくと参考になる情報を紹介します。

オフィスの基本方針の決め方

基本方針を考えることが、オフィスのデザインを行う出発点になります。それが決まっていないと、統一性のないデザインになったり、仕事がしにくい環境になったりしてしまうからです。そういわれると、基本方針を決めるのは難易度が高い作業であると感じる人もいるでしょう。しかし実際には、それほど悩まずにシンプルに決めても構いません。

新入社員に活気を持たせたいなら、社員が活発に交流できることを基本方針にすれば良いのです。残業を減らしたいなら、作業効率を良くすることを重視すると良いでしょう。

その他にも、清潔感のあるオフィスや開放感のあるオフィスなど、多くの基本方針が考えられます。決めた基本方針に従って、どのように施工をしていくのかは慎重に考える必要があります。

オフィス内のインテリアの選択などにも大きく影響するのが一般的です。明るいオフィスの実現を目指すのであれば、採光についてしっかり検討する必要があります。無機質なオフィスを嫌うのであれば、観葉植物を置くことで瑞々しさのある空間づくりをするのが効果的です。このように基本方針の実現方法については慎重に考える必要があります。

それに対して基本方針そのものは、自分の理想とするオフィスをイメージする作業が基本となります。もちろん実現できないような基本方針をイメージするのはよくありません。

施工の費用や期間について、許容できる範囲を事前に明確にしておきましょう。基本方針の候補を挙げた後に、その実現に必要な費用や期間の概算を出します。この段階では、具体的な実現方法を考える必要はなく、大まかなイメージだけでも大丈夫です。そして費用や期間が許容できる範囲を超えていたら、その候補は除外してください。そのような作業を最初に繰り返し、実現可能な基本方針の候補を絞り込んでいきます。

オフィスの構成に必要な３つのゾーニング

オフィスは一般的に複数のゾーンによって構成されています。オフィスのレイアウトを考えるときには、ゾーンをどのように配置するのかが重要なポイントになるのです。ゾーンはいくらでも細かく分けることが可能です。しかしあまり細分化しすぎても、日ごろの業務の効率が悪くなるケースも見受けられます。そのため、以下に紹介する3つの基本的なゾーンに分けるのが良いでしょう。

1つ目は部外者が侵入可能なゾーンです。2つ目は社員が侵入可能なゾーンで、3つ目は部外者と社員の両方が侵入可能なゾーンです。

これら3つのゾーンが基本となるのは、その特徴がはっきり異なっているからです。

部外者が侵入可能なゾーンには会社の機密情報を置いておくわけにはいきません。社員のみが侵入可能なゾーンには、日ごろの業務の効率を重視したレイアウトが求められます。部署が複数あるオフィスの場合、関連する部署を近くに配置するなどの配慮も必要です。社員と部外者が侵入可能なゾーンには、接待用の応接室などを設けるケースも多いでしょう。ただし応接室の場所は、社員の作業の音が聞こえないスペースに配置するなどの工夫が大切です。

このように、それぞれのゾーンの果たす役割や関連性について十分に検討する必要があるのです。3つのゾーンを検討する前に適切な準備を行わなければなりません。たとえば社員のみ侵入可能なゾーンについて検討する場合、個人情報保護法などについて勉強する必要があるでしょう。個人情報の保管方法について考える際に法律を参照した方が良いからです。さらにセキュリティについても慎重に考える姿勢を求められます。部外者や社員など多くの人が出入りするオフィスでは、安全性を確保することは非常に重要だからです。

単純に3つのゾーンに分けるだけでなく、このように多く点に配慮しなければなりません。

まとめ

今回紹介したように、基本方針やゾーンについて考えることは非常に大切です。

新入社員を迎えるなら、なるべく取り組んでおきたい内容であるといえます。しかし、これまでに経験がない人にとっては簡単ではありません。また日ごろの業務が忙しいと、そこまで配慮する時間を確保できないケースもあるでしょう。

その場合は、専門の業者に任せるのも一つの手であるといえます。たとえば実績が豊富な「OAランド」であれば、安心して任せられるのではないでしょうか。まだ迷っている場合でも、問い合わせて相談をしてみると参考になるでしょう。