新入社員の季節に向けて！用意しておきたいオフィス用品は？

春は新たな出発の季節です。学校では新入生が、そして企業では新入社員が新しいスタートを切ります。不安と期待を胸に社会人としての生活を始めていく新入社員のために、企業側もまた様々な心配りや準備をしておかなければなりません。

特に、新しく入社してくる社員達が仕事がしやすい快適な環境を整えておく事は不可欠です。その為には、元から在籍している社員達がそれなりの心構えをしておく事ももちろんですが、便利なオフィス用品などを揃えておくと尚、気持ちの良いスタートとなります。会社全体が万全の状態で新年度をスタートする為にも、どのような道具があれば便利なのかをきちんと把握しておくようにしましょう。

準備しておきたいオフィス用品は？

企業全体が円滑に業務を進めていくには、最低限のオフィス用品を準備しておく必要があります。例えば、比較的大きなものであれば、最低でもデスク、デスクワゴン、椅子、ホワイトボード、更衣室のロッカー、金庫、書庫などが必要になります。また、パソコンやコピー機、シュレッダー、ビジネスフォンなどのOA機器も欠かせません。さらに細かい部分になると、コピー用紙、筆記用具、名札、ペーパーカッターなども必要になります。

このように、オフィス内を完璧な状態にするのは中々骨が折れる作業ですし、費用もそれなりにかかってしまいます。かと言って、いい加減な準備で終わらせてしまうわけにもいきませんよね。

理想のオフィス作りをしていくにあたってぜひお勧めをしたいのが、オフィス用品の専門店を利用する事です。

近頃は、ただ単にオフィス関連のグッズを販売しているだけでなく、可能な限り費用を抑えてなおかつ快適なオフィス作りを提案してくれるようなところもあるのだそうです。例えば、さすがにコピー用紙や筆記用具などはそうはいきませんが、オフィス作りに必要な道具の中には、中古品であっても事足りるようなものもあります。

コピー機やビジネスフォン、シュレッダーなどは中古のものであっても十分に活用する事が出来ますよね。
そのような場合に、品質の良い中古品を提供してもらえたりするので、コストを抑えながら理想のオフィス作りを進めていく事が出来ます。

極端な話ではありますが、クライアントの目につくような部分は新品のものを揃えて、使用頻度が低かったり関係者の目につくに留まるようなものであれば中古品でも十分だという事です。

自分自身でその見極めをするのは困難ですが、専門の店舗に依頼をする事によって、極力費用を抑えながら理想のオフィスを作り上げ、新入社員を迎える準備が整うというわけです。

新入社員受け入れ前に検討したいレイアウト変更や席替え

また、オフィス内のレイアウトを整えておく事も不可欠です。

新入社員が増えるという事は、それまでのレイアウトのままでは勝手が悪くなってしまう可能性も考えられます。人数や業務内容に応じて使いやすいような作りにする事が大切です。

新入社員である内は、業務の内容を把握する能力や処理するスキルに限界があります。そのような状態であっても仕事を滞らせるわけにはいかないので、いかに効率よくタスクを処理していくかが重要です。

その際に考えなければならないのがオフィス内のレイアウトです。

オフィスのレイアウトを効率の良い内容に変えるだけで、これまで活用する事が出来ていなかった空間を効率よく使用してその場で作業の出来る人数を増やす事が出来たり、パソコンの配線などを見直してすっきりとしたスペースを作りだす事によって業務の効率を上げることが出来ます。

しかし、逆にレイアウトそのものの作り方に失敗してしまうと、無駄な作業や動きが増えたり、社員の作業スペースが狭くなって仕事がはかどらなくなってしまいます。オフィス作りにおけるレイアウトがいかに大切かが分かりますよね。

オフィス内のレイアウトや席を決めていくにあたって考えなければならないのが、どの部署とどの部署を近くに配置すれば業務がスムーズに進むのか、既存の社員の人数は何人か、入ってくる新入社員は何人か、です。

業務に慣れていない新入社員が多い内は、いかにして社員同士が連携を取る事が出来るかにかかっています。これらの一連の作業に関しても、自社だけで進めていくのが困難な場合には、専門の店舗を利用するのも一つの方法なので、それを検討してみるのも良いかもしれません。

スタッフもオフィスの中も新しくなると気持ちも前向きになりますし気合いも入ります。快適な環境の中で、企業が一丸となって会社全体を盛り上げていけるように、気持ちを改めて職務にあたりましょう。

まとめ

新入社員が入ってくる事によって企業にも新しい風が吹き、企業全体が新たな気持ちでスタートをする事が出来ます。

しかし、それにはオフィス内のレイアウトを整えたり、便利なオフィス用品を揃えておく必要があります。いかに効率よく業務を進めていけるかは、無駄のないレイアウトにかかっていると言っても過言ではありません。

自社だけでは限界があると感じた場合は、オフィスレイアウトを考案してくれるサービスを利用するのが良いでしょう。必要な道具に関してもお得に購入出来る場合があるので、良いこと尽くしです。新しい環境で、新しいメンバーと一緒に協力して仕事を進めていきましょう。