オフィスに必須！ビジネスフォンは一般電話とどう違う？

新しく事業を始めた時に、オフィス開設をしたときに必要となるのが、電話です。電話は一般家庭に設置されているような固定電話と、ビジネス用に使用するビジネスフォンがあります。

一般電話とビジネスフォンは根本的な違いがあり、オフィスに設置してビジネス用として利用するのであればビジネスフォンにしたほうが、よりスムーズに仕事を行うことが出来ます。

一般電話とは機能の災害にも、価格の違いもありますが、オフィス開設用のパックプランで設備購入やレンタルも出来るので、自分のニーズに合わせて上手に利用していくと良いでしょう。

ビジネスフォンの特徴は？一般電話との違いは？

ビジネスフォンの特徴としては、見た目からボタンがたくさんあるということがあります。このボタンの多さに、最初は使いこなすことが出来なかったり、何を押したらよいのかわからないと戸惑う人も多いでしょう。

一般家庭に設置されている固定電話は、電話回線が1本だけなので、数字のプッシュボタンと留守番電話の設定ボタン、保留ボタンなどいくつかの機能のためのボタンが付いているだけです。そのため説明書などを見なくても簡単に使うことが出来るものが多いです。

これに対してビジネスフォンは、たくさんのボタンによって、複数の電話回線の管理を行うことができます。
外線電話も何回線も管理することが出来るだけでなく、電話機同士の内戦管理も複数を同時に行うことが出来ます。
通常、一般家庭にある電話機の場合には、電話がかかってきて通話状態にしていると、同時に他の着信を受けることが出来ません。

それは保留にしていても、電話を切るまでは新しい着信を受けることが出来ません。
ビジネスフォンであれば、複数の電話を同時に着信することが出来るので、通話中でも他の着信を受けることが出来ます。

そのためビジネスチャンスを逃すことなく、話を進めることができるという特徴があります。
他にも、保留した電話回線を他の電話機に転送することができます。
これは、一般家庭の電話機にはない機能です。

オフィス内の電話機であれば、対応する番号を押すことで、通話中の電話を転送することができます。
広いオフィスや複数のフロアを使用しているオフィスであっても、電話をスムーズに回すことが出来るというメリットがあります。

同じ電話番号を使用して、複数の電話機を設置、利用することが出来るので、オフィス開設にはとても便利な電話です。
業務をスムーズに進行させるためにも、電話機の配慮はしたほうが良いでしょう。

ビジネスフォンを導入するメリット

ビジネスフォンをオフィス開設時に設定するメリットとしては、業務がスムーズに進みやすいことが挙げられます。
オフィス内の内線や複数の外線を同時に管理することが出来る電話なので、電話応対をよりスムーズに行うことができます。

外線の取りのがしや、貴重なビジネスチャンスを逃す心配もなくなります。
他にも、同じ電話番号を複数の電話機で利用することが出来るので、電話料金が安く済むという点です。
これは、一般的な家庭用の電話機をオフィス開設時に導入してしまうと、電話回線1本につき1台の電話機での対応となってしまいます。

オフィス開設において、複数の電話機の設置がしたい場合には、複数の電話回線を引く必要があるので、その分電話料金が高くなってしまいます。

ビジネスフォンを導入することによって、同じ電話番号をたくさんの電話機で受信して対応することができるので、電話番号を一つに集約することができます。

そのため、電話設定も1回線分だけでよいので、その分費用の節約をすることが出来ます。
さらに、機種によっても多少の機能の差はありますが、光電話やIP電話、ISDN、アナログ回線などの種類の異なる回線を同時に集約することも出来ます。

留守番電話設定や、通話録音、インターフォンの設定なども、希望によっては追加機能としてつけることが可能です。
お客様からのお問い合わせ対応などの使用目的であれば、通話録音機能などをつけておくと、後々のトラブルを回避することが出来るだけでなく、さらなるサービス向上のヒントになることもあるので、つけておくと便利な機能です。
新規にオフィス開設をする場合には、いろいろと探してみると、工事費や設備費などをサービスで行っている業者もあります。電話機本体も中古品などでも用意することが出来るので、お得にそろえることができます。

まとめ

新規事業のスタートなどで、オフィス開設をするときには、事務用品を揃えたり、電話機やコピー機などの電機製品なども揃える必要があるので、高額な費用が必要となります。

最近では、オフィス開設のためのお得なキャンペーンを行っている業者もいくつもあります。
電話開設を含むオフィス開設に必要な項目を一覧にしてあったり、オフィス開設に必要不可欠な道具の説明もされているサイトなどもあるので、初心者の場合にはこのようなサイトをチェックして、必要なものを調べておくと良いでしょう。
オフィス開設時には、便利に使えるように考えていくことが大切です。