オフィス作りのピンポイントアドバイス

オフィス開設・移転の業者はどう選ぶ?見極めるポイント

企業が行うプロジェクトの1つにオフィス開設があります。オフィス開設は、新設や移転をすることで企業の業績向上とともに、より効率的に業務を行うことを目的として行われます。

ここでは担当者に対して、どのような作業が必要になり、また、工事等の依頼に関してもどのようなポイントが大切なのか内容を把握しておくことが求められます。また、物件選択においても、建物の耐震性や空調、セキュリティ面などに気を配る必要があり、立地等も含めて、賃料の相場を確認するなど、実際の工事に入る前に十分に検討をした上で判断をすることも求められることになります。

オフィス開設・移転に必要な作業と業者について

オフィス開設においては、多くの作業が伴うことになり、担当者をはじめとする関係者は、内容を十分に把握しておく必要があります。作業内容としては、まず、現在のオフィスに関するものとして、解約予告の時期、預託金の返還、新オフィスへの入居可能時期、業者手配とスケジュール・費用、原状回復条件・費用等に関しての確認があります。

新オフィスに関しては、大きく、選定に関する内容、社内の移転準備プロジェクトの編成、オフィスプランニング、移転案内があります。例えば、選定においては、立地・場所、社員の通勤時間・かかる費用の検討、最寄り駅からの所要時間、銀行・郵便局・役所の所在地、飲食店・商業施設の有無、他の入居テナント、賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金・預託金などのコ社内の移転準備プロジェクトの編成スト等、それぞれの内容を確認する必要があります。

工事に関する内容としては、内装工事や家具メーカー等の作業に関する項目があり、ここではレイアウトの内容や費用、工程管理の把握とともに、適切な内容となっているかどうか確認をする作業を行うことになります。忘れがちなものとしては引越に関する内容があり、依頼をする場合には全スケジュールを把握するとともに、費用面も含めて、早めの段階で準備をしておく必要があります。

オフィス開設では、様々な手続きが伴うことになります。特に、新しくオフィス開設をする場合にはその作業も煩雑になり、関係する書類の提出先としては、法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督署、消防署、郵便局、警察署、NTTがあります。

オフィス開設の作業をスムースに進めるには、企業は担当者を専属部署として配置をする必要があり、集中して携わることで新設や移転の成功につなげることが可能となります。

オフィス開設※移転の業者を見極めるポイント

オフィス開設は、新設、移転に関わらず、工事に関する内容が大きな比重を持つことになります。この場合、業者の選定にはポイントを押さえて判断をする必要があり、担当者は内容に関して十分に理解をしておく必要があります。

オフィス開設の工事の流れとしては、大きく、現場調査、基本設計、実施設計、施工管理となります。まず、現場調査では希望内容や、現状オフィスのレイアウト、コミュニケーションスペース、室内環境等の把握が行われ、ここでの内容を反映した上で基本設定が提案されます。企業が承諾をした場合には実施設計が行われることになり、ここで初めて正確な見積り提出が行われ、担当者は見積内容を確認し、契約締結、工程表の提示を経て実際の施工に入ることになります。

オフィス開設における依頼先の選定においては、まず重要なことは、求めるオフィスのイメージを実現してくれるところを選ぶ必要があります。依頼先としては、家具メーカー主導型、設計事務所主導型、オフィスゼネコン主導型、仲介主導型があり、小規模なオフィス開設では、工種ごとに個別に依頼をする方法もあります。

それぞれの主導型には特徴があり、例えば、家具メーカー主導型はオフィス構築分野に実績のあることが多く、家具だけでなくオフィス環境のノウハウも有しています。また、設計・施工業者主導型は設計・施工分野のノウハウがあり、特に設計を主体としている場合にはデザイン面に強い傾向があります。

見極めるポイントとしては、これまでの実績を確認する方法の他に、希望通りの提案となっているかどうかや積算内容があります。特に積算内容に関しては重要になり、ここでは、いくら安くても大項目のみのによる提示金額の場合には避ける必要があります。理由としては金額に対しての内訳明細が分からないことがあり、この場合、施工内容や最終的な支払いおいてトラブルにつながる可能性が高くなります。

まとめ

オフィス開設においては、規模によってレイアウト等に違いはあるものの様々な作業が伴うことになり、その分、担当者の負担も重くなります。この場合、最もスムースに行える方法としては、1ストップ業者への依頼があります。

ここでは、オフィス開設に関して総合的なプロデュースを提供しており、担当者の負担が軽減することができます。特に大手の場合には高い実績とノウハウを有しており、専属のチームによるサービスや自社スタッフによる責任施工が提供されるために、企業は安心して物件探し、オフィスデザイン、内装施工からOA機器、電話、LAN、引越といった全てを依頼することができます。

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