お客様対応の要の場所！オフィスの応接セットの選び方

オフィス開設にあたり、受付やオフィス全体のレイアウトなど、考えなければならないことはたくさんありますが、その中でも応接室は重要な場所であるといえます。

応接室は取引先やお客様と大切な打ち合わせを行ったり、プレゼンテーションに使ったりと、コミュニケーションをとるための場所であり、受付と並んでオフィスの顔ともいえる場所です。その応接室にどのような応接セットを設置するのかということも、とても重要です。

オフィス開設にあたり、様々な問題点が出て頭を抱えることもあるかもしれませんが、いくつかのポイントに注意して、オフィス開設にふさわしい応接室を作るようにしたいところです。

応接室でのマナーとレイアウトのポイント

オフィス開設にあたり、応接室に応接セットをレイアウトする場合に、特に気をつける必要があるのがマナーです。

応接室では様々なビジネスマナーが挙げられます。例えば、営業マンが応接室に案内された場合、座るタイミングや自分が座る座席の位置などは、ビジネスマナーの基本と言えます。応接室でのマナーで必要になるのが、席順と上座や下座の考え方です。ビジネスマナーの基本としては、お客様が上座で、営業マンは下座になります。この上座というものは、応接室の中で最も良い座席のことをさし、取引先や目上の人、お客さまに対する敬意の意味をこめて、上座に座ってもらうのがマナーになっています。応接室に案内された場合には、入り口から一番遠い位置にあたる奥の席が上座になります。そしてその隣が2番目と、入り口が近づくにつれて下座になります。

応接室にはソファが設置されるのが定番となっています。このソファにローテーブルを組み合わせたものを応接セットと呼んでいます。基本的には二人掛けもしくは三人掛けのソファを一つと、一人掛け用のソファを二つ、ローテーブルの組み合わせが一般的となっています。

これらのマナーの条件を応用すると、一番奥の上座には二人掛けもしくは三人掛けのソファを置き、一番手前の下座の席には個人ソファを置く必要があります。もしもドアに対して応接セットを横にレイアウトする場合には、二人掛け用のソファの奥が最もドアから遠い位置にあり、さらに座った時に良い景色が見える窓があるというレイアウトをする必要があります。景色がよく見える方に座ってもらうということは、ビジネスマナーによってはルールに合わない場合もあります。

このようにビジネスマナーに合わせて、応接セットをレイアウトすることも、オフィス開設の際に非常に重要なことになるのです。

応接室に最適なソファとは？

一昔前の応接セットといえば、柔らかくふかふかとした座った時に体が沈み込むようなソファが一般的でした。しかしこの柔らかいソファでは、上体起こして姿勢をよくしていることが体に負担となることもあり、近年ではエントランスに置かれるようなしっかりとした作りのソファが主流となっています。

それではオフィス開設にあたりソファを選ぶときには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。一番大切なことは、ソファの素材です。販売店によっては、ビニールレザー、ソフトレザー、ポリウレタンなどの素材を使ったものも多く販売されています。これらは表記方法は異なりますが、本物の革ではないということです。つまりコストを抑えるために、化学繊維を用いて革のように見せているというわけです。

オフィス開設にあたり、大切なお客さまを迎える応接室に置くソファに偽物のレーザーを使用している商品は、あまりおすすめできないでしょう。オフィス開設の際には多額の費用がかかるため、少しでも費用を抑えたいと思うかもしれませんが、偽物の革のソファの応接セットは、経験豊富な企業担当者や経営者から見れば、安物であることは一目瞭然と言えます。

オフィス開設の際に購入した状態が続くのであればまだ良いですが、偽物の革は劣化が早いという特徴があります。特に座面は人が座ることで頻繁に摩擦が起こるため、劣化が激しい部分となるでしょう。オフィス開設後には様々な人が訪れるでしょう。1年もたたないうちに表面がぼろぼろになってしまえば、再び購入し直す必要があるので、オフィス開設の一番最初に本革のソファを選んだほうがよいといえます。

また近年では場所をとるソファの代わりに、会議室用の椅子を役員用の椅子にかえて、会議室を応接室とかねている会社も増えてきています。この場合には革張りの椅子を用意するなど、落ち着いた高級感のあるデザインの椅子を選ぶとよいでしょう。

まとめ

応接室のレイアウトや最適なソファを選ぶことは、非常に重要なことであるということがわかります。取引先やお客様などが応接室に入って来た時に、すんなりと着席できるようなレイアウトやデザインにすることを心掛けましょう。

一般的には出入り口から一番遠い奥の座席が上座となるため、来客者にはストレスを感じさせないように、ほかの家具との位置関係などよく考える必要があります。

また打ち合わせや接客は、ある程度の時間緊張する時間が続くため、疲れが軽減されるようなソファを選ぶことも重要です。反対にあまり長居をさせないように、柔らかすぎず硬すぎないものを選ぶようにしましょう。