オフィス開設前に揃えておきたいオフィス収納は？

事業には事業計画が重要です。同じ様にオフィス開設にも計画が重要です。事業のためのオフィス開設であり、事業に合ったオフィス開設が求められるのですから、当然のことです。事業計画にも短期計画、中期計画、長期計画がある様に、オフィス開設にも必要です。つまり数年後を見据えて計画し、揃えておかなくてはいけないということです。

オフィス開設時に当面のことだけを考えて計画すると、事業が軌道に乗る前に収納が足りないなどといったことは避けなければなりません。事業の進展、成長と共に、保管するべき書類、物品も継続的に増えます。それを受け入れ可能な計画でなくてはならないのです。

オフィスにはどんな収納家具が必要？

働く方々に社長、役員、管理職、一般社員と役割がある様に、書類にも役割があります。
オフィス収納家具は、その役割に合わせて用意しなければなりません。例えば書類棚ですが、訪問者からファイルの背表紙が読めてしまっても良いのでしょうか。場合によってはプロジェクト名も知られてはいけない場合もあることでしょう。

そういったファイル棚には扉が必要です。また役員のみが管理する書類、管理職のみが管理する書類には鍵も必要になってきます。閉架書庫と呼ばれる扉のついた書類棚です。

場合によっては鍵付では不充分で、重要書類用の金庫が必要な場合もあります。今度は一般にも流通しているカタログや資料、参考書籍の類いです。これらにも扉働く必要でしょうか？多くの人が頻繁に出し入れし、定期的に入れ替えもあります。扉がない方が、機能的かもしれません。扉がない書庫を開架書庫と呼びます。

この様に、書類棚ひとつを取り上げても役割や場面で考えるか考えないかで選ぶ収納家具が変わってきます。鍵や扉で後から困ることのない様、オフィス開設の計画を議論する際に実際の役割や場面で考えることが大切です。

実際に使用されるファイルによっても使い易い収納家具は異なります。従来のフラットファイルやリングファイルのみなのか、ファイルボックスの中に見出し付きの個別ファイルを複数入れることができる、いわゆるファイルシステムを採用される否かで、棚の高さなどが異なります。

オフィス開設時の当面計画と将来計画の両面で見ておくことで、良いオフィス開設計画ができるのではないでしょうか。
個人のワークスペースとなるデスクの選択も重要です。個人のデスク周りにもワゴンなどの引き出し収納が必要となります。
他にも共用であるファックスやコピー機、プリンターやサーバー機周りにも備品収納も必要となります。

デスクや椅子だけではない！オフィスに重要な収納を選ぶポイント

昔の事務用収納家具といえば重い灰色の金属製の一択でしたが、今はオフホワイト、アイボリー、グレー、モノトーン、パステルカラーなどのラインナップが充実した中から選択が出来ます。

カラーに統一性を持たせながら、差し色的にカラーを取り入れ、トータルでバランスを取ると良いでしょう。

ショールームや導入事例の写真集等が参考になります。
計画の途中段階で、早め早めにオフィス開設に慣れたブレーンにに相談してみると良いでしょう。

デザインが似ていても一般用の家具は、オフィス用とは構造や耐久性で違いがあることも多く注意が必要です。家庭使用が主用途である一般様に比べオフィス用の家具は荷重や耐久性を高めてあることが多いです。予算や検討時間などの点で、一部の収納家具をオフィス開設時には用意せず、将来的に検討する場合には、後から追加変更し易いかどうかも考える必要があります。

書庫やワークスペースの机、収納家具はオフィス開設時に決めておかなければ難しいですが、打ち合せコーナー等の備品はスペースさえあれば比較的容易に追加できることでしょう。

優先順位を付けて、注力して行くとコストを減額する際にも有効です。例えば2割コストを下げる場合、トータルでグレードを下げて、低ランクの商品に変更する案とオフィス開設時に整備する範囲を減らし、オフィス開設時に購入する商品点数を減らし、グレードは下げない案が考えられると思います。

どちらも一長一短で、場合により即答は難しいですが、納得出来るまで検討すべきです。

例え一部でも当初選ばれたグレードの商品を導入され、将来に回せるものは将来に回す見極めが上手く出来ると不満の少ないオフィス開設ができるのではないでしょうか。オフィス開設に慣れたブレーンに相談しながら進めて行くと有効なアドバイスがもらえるはずです。

まとめ

オフィス開設は、何よりも早めに検討と計画をスタートすることが重要です。

計画の当初は比較的検討する時間が取れることでしょう。しかしながら、計画が進むにつれて予想外の検討課題や問題が発生することも多く、結局時間がない中での検討になりがちです。そういった事態を避けるには当初の段階から課題の検討をけっして先送りしないことが重要です。

時間とコストに余裕があるに越したことはありませんが、余裕のない中でも成功させる為には、適切な時期にオフィス開設に慣れたブレーンに相談をしながら検討を進めていくことが重要です。