働きやすいオフィスのレイアウトとは？～営業職編

オフィス開設に当たって、レイアウトは業績を上げる上でとても大切な要素です。以前のオフィスでは学校形式のレイアウトが一般的でしたが、社員に対するマネジメントやコミュニケーションの在り方が変化することに伴い、様々なスタイルが検討されてきました。
その結果、業種によって、作業効率や適したレイアウトは異なることがわかりました。つまり、一律的に学校形式に統一するのではなく、仕事の内容によって定めていくべきであるという考え方が主流です。
したがって、オフィス開設する際には、どのような業務内容があり、社員をどのように働かせるかを考えた上でレイアウトを考えていくことが大切なのです。

営業職向きのオフィスレイアウトのポイント

オフィス開設する場合、まず、業務内容を考えていかなければなりませんが、大きく区分すると、企画書やプレゼンなどの資料の作成を行うパソコンを使用した１人で行う業務と、チームや班で営業戦略などをディスカッションする複数人で行う業務の2本立てになります。

以前のオフィス開設であれば、学校形式のレイアウトにおいて、それぞれが企画書等の作成を行い、ディスカッションは会議室において行うパターンが主でした。しかしながら、不思議なもので会議室に移動すると意見交換が活発に行われない、もしくは活発に行われるまでに時間がかかるという事がわかりました。というのも、日常とは異なる空間である会議室に移動することによって、肩に力が入ってしまい気軽に意見を出せなくなってしまうのです。反対に自席であれば、リラックスして平常心のまま、意見交換を行うことができるのこともわかってきました。

また、会議室を別室に設けた場合、密室でのディスカッションですから、参加者以外に会議の内容やその様子が見られることがないため、会議のための会議になりやすく、なかなか結論が出にくいこともわかってきました。

こういった理由から、新しくオフィス開設する場合には、別室に会議室を設けることはしないのが、近年でのトレンドです。つまり、自席でディスカッションできるデスクの配置を行い、オフィス内にはミーティングテーブルを設置し、気軽にチームが集まってディスカッションを行えるスペースを確保するのが主流です。

さて、もう一つの課題である、資料作成など個人の作業効率を上げる方法については、学校形式のレイアウトが良いとされていましたが、最近の社員は背後から作業状況を監視されると、著しく能率が下がることがわかっています。そこでオフィス開設の際は、上司が背後から監視するスタイルにならないよう配意されているのが現状です。

営業職のオフィスに必要なゾーニングと動線について

営業職にかかるオフィス開設においては、気軽にミーティングやディスカッションができるレイアウトとする必要がありますから、社員は向かい合わせにデスクを配置し、マネージャーはチーム全体が見渡せる位置にデスクを配置するレイアウトが適当です。また、チーム間の移動が効率的になるように、デスクの間隔は開けずに、1チームが使用する面積を少なくしコンパクトにまとめることが最適なゾーニングです。

また、オフィス開設において、考えなくてはならないのがOA機器の設置です。社員一人ひとりにパソコンを配備することは当然として、社内LANにおける情報共有は常識ですから、たくさんのLANケーブルをつなぐことになりますし、電源の確保も考えていかなければなりません。また配線類がむき出しになっていると、躓いて怪我をするなどの労働災害を引き起こしかねないことから、OAフロアは絶対条件になります。

さらに、全員が共有する文書棚は、オフィス内の壁に可動式の収納スペースを設け、事務室内に無駄な鉄庫などは配置しないことで、よりコンパクトに事務室を使用できるよう工夫します。また、FAXやコピー機については、移動の邪魔にならないよう、オフィス内のデッドスペースに配置することが基本になります。

オフィス開設に当たって、チームを越えたメンバーでのミーティングや会議が容易に行えるよう、オフィスの中心にミーティングテーブルを配置する手法も増えています。どのチームからも見える位置に配置することで、会議やミーティングの透明性を持たせるとともに、参加メンバーが他の社員の目を意識するようになり、充実したディスカッションを行うようになります。

このように、オフィス開設においては、単に広いスペースを確保するのではなく、必要最低限なスペースの中で、効率的な導線が確保できるよう、1チームあたりの使用する面積をコンパクトにまとめることが重要です。

まとめ

営業職にかかるオフィス開設の際に重要なのは、会議やミーティングを自席で行うことが可能であり、かつ、資料などの作成が集中して行うことができるデスクの配置です。したがって、社員は向かい合わせになるデスクの配置とし、マネージャーはデスクの端など、全体が見渡せる位置に配置することが理想的です。

加えて、OA機器や文書棚などがオフィス内の移動の妨げにならないよう壁面やデッドスペースに配置するよう工夫が必要です。加えて、配線類は労働災害を引き起こす原因にもなりますから、OAフロアなどを用いて床下に埋め込んでおくことが大切です。